• De klacht wordt bij voorkeur eerst besproken tussen de klager en de aangeklaagde om zo binnen die relatie te streven naar een oplossing.
• De klachtencommissie biedt de mogelijkheid tot een onpartijdige behandeling van de klacht, waarbij zij de bevoegdheid heeft onderzoek te doen naar de oorzaak van de klacht.
• Een klacht dient binnen twee weken in behandeling genomen te worden.
• De klachtencommissie geeft zo nodig advies aan de aangeklaagde over de naar aanleiding van de klacht te nemen maatregelen.
• De klager en de aangeklaagde hebben het recht zich tijdens de klachtenprocedure te laten voorlichten door een advocaat of andere adviseur.
• Alle gegevens over de klager en de aangeklaagde zullen zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld en geregistreerd.
• De leden van de klachtencommissie en andere bij de klachtenbehandeling betrokken personen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van datgene wat hen uit hoofde van hun functie als lid van de commissie dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bekend is geworden.
• Het beginsel van hoor en wederhoor van klager en aangeklaagde zal worden toegepast.

De klachtencommissie heeft ter uitvoering van haar taken de volgende bevoegdheden:

• Het inwinnen van informatie en het raadplegen en inzien van stukken, voor zover dit geschiedt met gerichte toestemming van de klager of diens wettelijke vertegenwoordiger.
• Het oproepen en horen van personen die direct betrokken zijn bij de ingediende klacht.
• Het inschakelen van deskundigen.

• De klager wendt zich bij voorkeur eerst tot de docent / opleiding tegen wie de klacht is
  gericht om zo tot een oplossing te komen.
• In het geval het op de hierboven beschreven manier niet tot een oplossing komt, kan de klacht schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van de klachtencommissie.
• Na een jaar is de klacht verjaard en vervalt de mogelijkheid een klacht in te dienen. De verjaringstermijn start op het tijdstip (of het laatste tijdstip) waarop het gewraakte handelen of nalaten is gebeurd.

De klachtencommissie draagt er zorg voor dat er binnen twee weken na ontvangst van de klacht een ontvangstbevestiging aan de klager wordt gestuurd, waarin hij wordt geïnformeerd over de verdere procedure en de termijnen waarmee rekening gehouden dient te worden.

Indien de klacht naar het oordeel van de klachtencommissie onvoldoende informatie bevat, stelt zij de klager in de gelegenheid binnen redelijke tijd, doch uiterlijk binnen drie weken, alsnog duidelijkheid te verschaffen.

De secretaris van de klachtencommissie zendt binnen een week na ontvangst van de klacht een afschrift daarvan aan de aangeklaagde, met het verzoek daar binnen vier weken schriftelijk op te reageren. Als de aangeklaagde door ziekte of afwezigheid niet binnen een termijn van vier weken kan reageren wordt door de klachtencommissie een nieuwe termijn van maximaal vier weken bepaald waarbinnen de aangeklaagde moet reageren.

Indien een klacht betrekking heeft op een lid van de klachtencommissie, dient dit lid zich te onthouden van deelname aan de behandeling van die klacht en zal een plaatsvervanger diens plaats innemen.

1. Zowel de klager als de aangeklaagde kunnen, indien er gerechtvaardigde twijfel bestaat over de onpartijdigheid van een lid van de klachtencommissie, verzoeken dit lid niet aan de behandeling van de klacht te laten deelnemen. Als dit verzoek wordt gehonoreerd zal een plaatsvervangend lid aantreden.
2. Een lid van de klachtencommissie kan ook vrijwillig afzien van deelname aan de behandeling van een klacht dan wel zich uit de procedure terugtrekken, waarna ook weer een plaatsvervanger aantreedt.

De klager, de aangeklaagde en overige personen die naar het oordeel van de klachtencommissie moeten worden gehoord, worden door de secretaris van de commissie opgeroepen voor een mondelinge behandeling van de klacht. De commissie kan de mondelinge behandeling delegeren aan de voorzitter en de secretaris gezamenlijk. Indien de secretaris afwezig is kan een ander lid van de commissie deze taak overnemen.

De klager en de aangeklaagde kunnen zich, indien zij dat wensen, laten bij staan door een advocaat of adviseur.

1. De secretaris maakt in overleg met de voorzitter een verslag van de gevolgde procedure, de verklaringen van de betrokkenen en van eventuele deskundigen. In dit verslag worden tevens opgenomen de gemotiveerde uitspraak van de commissie over de gegrondheid van de klacht en het eventuele advies over de door de aangeklaagde te nemen maatregelen naar aanleiding van de behandelde klacht.
2. Het hierboven genoemde verslag wordt schriftelijk binnen een redelijke termijn, en uiterlijk binnen een maand na behandeling van de klacht, gezonden aan de klager en de aangeklaagde. Deze termijn kan met opgaaf van redenen met maximaal vier weken worden verlengd. Indien het vanwege het inschakelen van deskundigen of het inwinnen van nadere inlichtingen niet mogelijk is dat de commissie binnen deze laatste termijn beslist, wordt deze termijn verlengd tot maximaal vier weken nadat de hierboven bedoelde informatie door de commissie is ontvangen.
3. De aangeklaagde deelt schriftelijk en met redenen omkleed binnen een maand na ontvangst van het verslag genoemd in art.16 A en 16 B mee aan de commissie of hij maatregelen neemt naar aanleiding van de uitspraak van de commissie en zo ja, welke.
4. Indien de aangeklaagde schriftelijk en met redenen omkleed aan de klachtencommissie meedeelt dat hij niet binnen de in art. 16 B gestelde termijn de genoemde mededeling kan doen, kan de commissie hem een nieuwe termijn van maximaal twee maanden stellen waarbinnen hij zijn standpunt kenbaar dient te maken. De klachtencommissie stuurt hiervan een schriftelijke bevestiging aan klager en aangeklaagde.

1. De klachtencommissie komt zo vaak bijeen als de voorzitter of een meerderheid van de leden dit nodig acht. Tijdens de bijeenkomsten dienen ten minste aanwezig te zijn de voorzitter, de secretaris en een lid van de commissie.
2. De bijeenkomsten zijn besloten.
3. De leden van de commissie en andere bij de klachtenprocedure betrokken personen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hun uit hoofde van hun functie als lid van de commissie dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bekend is geworden.

• De klager houdt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere daartoe geëigende (externe) instantie ter behandeling van zijn klacht, zoals de Geneeskundige Inspectie, de Raad van Tucht van de RING indien klager bij deze organisatie is aangesloten, of de rechter. Als de klager hiertoe besluit is hij verplicht dit direct schriftelijk mee te delen aan de klachtencommissie.
• Als de klacht door een externe instantie als beschreven in artikel 18 A in behandeling wordt genomen, overlegt de secretaris met de klager of en voor welke onderdelen de klacht daarnaast nog verder door de klachtencommissie dient te worden behandeld.
• Een klacht wordt niet verder behandeld als deze door de klager wordt ingetrokken dan wel indien op enig moment ondubbelzinnig blijkt dat de klager geen behoefte meer heeft aan verdere behandeling.
• De klachtencommissie doet van het niet verder behandelen van de klacht schriftelijk en met redenen omkleed mededeling aan de klager en de aangeklaagde.
• De bescheiden van de klachtenbehandeling worden door het bestuur van de beroepsorganisatie gedurende een termijn van vijf jaar gerekend vanaf de laatste datum van behandeling, bewaard en bij recidive opnieuw aan de klachtencommissie ter hand gesteld.

De klachtenprocedure is kosteloos. Eventuele kosten verbonden aan het inroepen van een advocaat of andere adviseur worden niet door de klachtencommissie of het bestuur vergoed.

• In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist, na de klachtencommissie gehoord te hebben, het bestuur van de opleiding.
• Hypenzo Opleidingen draagt zelf zorg voor een ruime bekendmaking van dit klachtenreglement aan de hypnotherapeut in opleiding en andere belanghebbenden zoals de docenten.
• Hypenzo Opleidingen bepaalt zelf per gebeurtenis de zetel van het secretariaat van de klachtencommissie.
• Hypenzo Opleidingen draagt zelf de zorg voor de onkostenvergoeding van de leden van de klachtencommissie.

De klachtencommissie, bestaande uit onafhankelijke derden, baseert haar uitspraken op de door de NBVH vastgestelde kwaliteitseisen. De uitspraken van de klachtencommissie zijn bindend voor beide partijen.